دورکاری چیست؟ بررسی مفاهیم دورکاری و مزایا و معایب آن و آشنایی با انواع دورکاری

دورکاری یکی از راه حل های مناسب برای سهولت در تجارت های روز و خصوصاً در شرایط بحرانی است، با وجود اینکه کسب و کارهای دنیا به سمت دورکاری و کار کردن به صورت ریموتی می‌روند، اما هم‌چنان بسیاری از مدیران معتقد هستند که دورکاری بهره‌وری بالایی ندارد و بر این باورند که کارمندان در این شرایط کار نمی‌کنند.

چرا در شرایطی خاص نیاز هست به راه حل ها و راهکارهای دورکاری با توجه به نیازهایمان بیندیشیم و برای موفقیت از طریق آن چه امکانات و تجهیزاتی لازم است؟

دورکاری چیست؟

با وجود بستر اینترنت در دنیای امروزی، که امکان برقراری ارتباطات را در یک سطح گسترده بین افراد و سازمان ها در سرتاسر جهان میسر می‌سازد و روش های تجارت آنلاین و کسب و کارهایی که با این رویکرد جدید به صورت اینترنتی در حال فعالیت هستند، تحقق این امر و پرداختن به آن، امری پیچیده و دور از تصور نمی‌باشد.

دورکاری که با عنوان های مختلف مانند کار کردن از راه دور (Teleworking)، کار کردن ریموتی (Remote Working) و یا کار کردن از خانه (Work From Home) نیز از آن یاد می‌شود به معنی آن است که با استفاده از فناوری و ارتباطات مدرن با کارفرما و یا کسب و کار خود به صورت مجازی در ارتباط باشید بدون آن که هیچگونه تماس فیزیکی را برقرار کنید.

یک شخص دورکار با استفاده از ابزارهای ارتباطی می‌تواند به انجام وظایف خود بپردازد بدون آنکه در کار وقفه‌ای به وجود بیاید که این مورد نیاز به تمرین مستمر و اصولی دارد.

در تعریف لغتی، دورکاری استفاده از کامپیوتر خانگی، تلفن و غیره است تا اشخاص ضمن حفظ ارتباط با مشتریان، همکاران و کارفرمایان از خانه کار کنند که به آن Telecommuting نیز گفته می‌شود.

به همین جهت برای بررسی این موضوع ابتدا به توضیح مفهوم دورکاری چیست خواهیم پرداخت تا در کنار بیان انواع آن، مزایا و معایب دورکاری و ابزارها و اپلیکیشن‌هایی که امکان بهره گیری از این رویکرد جدید را فراهم می‌سازند، توضیح دهیم.

" تجهیزات قابل استفاده در دورکاری "

شرکت لیتوانی میکروتیک در سال 1995 تاسیس شد. روترهایی که حداقل 3 پورت دارند همانند hAP mini و hAP lite برای ایام دورکاری مناسب هستند.

شرکت Cisco از دیگر ارائه دهندگان تجهیزات شبکه است. محصولات این شرکت خصوصا IP-Phoneها به دلیل کیفیت بالا می‌توانند ابزاری مناسب در دورکاری باشند.

این شرکت عرضه‌کننده تلفن‌های IP-Phone می‌باشد. کیفیت بالا و سادگی استفاده از آن‌ها، IP-Phone را به ابزاری مناسب در دورکاری بدل کرده است.

انواع دورکاری

به طور کلی سه نوع دورکاری وجود دارد: تمام وقت، پاره وقت و موقعیتی. دورکاری تمام وقت به معنای این است که کارمند تمام یا تقریباً همه وظایف را خارج از دفتر انجام می دهد. از دورکاری تمام وقت با عنوان full-time نیز عنوان می‌شود. دورکاری پاره وقت به این معنی است که کارمند وظایف خارج از دفتر را بطور منظم و با برنامه ریزی که از قبل شده انجام می دهد. به عنوان مثال، کارمند ممکن است یک یا چند روز در هفته، هر دو هفته یکبار یا چند روز در ماه دورکاری کند. دورکاری موقعیتی به این معنی است که کارمند در شرایط یا موقعیت پیش آمده مجبور به دورکاری شود. این نوع کار از راه دور ممکن است در صورت بروز مشکل پزشکی، آب و هوایی یا شرایطی خطرناک اتفاق بیفتد. این نوع شرایط باعث می‌شوند که کارمندان در شرایط و روشی ایمن به محل کار نروند و مجبور باشند که دورکاری کنند یا در مواردی که افراد برای پروژه‌‌ای مهم نیاز دارند تا تمرکز زیادی داشته باشند دورکاری موقعیتی می‌تواد گزینه مناسبی باشد.

اورسولا هوكس، عضو سازمان (IES يك سازمان بين المللی که در زمينه دورکاری مطالعات و تحقیقاتی را انجام می‌دهد و به ارائه راهکارهای مختلف می‌پردازد)، رويكرد های جامع ‌ای را در زمینه‌ی انواع دورکاری بیان کرده است که در ادامه به توضیح آن ها خواهیم پرداخت.

او انواع دورکاری را به پنج نوع تقسیم کرده است که عبارتند از: دورکاری Multi-Site یا Multi-Site Telework، دورکاری خانگی یا Home Telework، فریلنسر، دورکاری موبایلی یا Mobile Telework و دورکاری Relocated Back-Office

دورکاری Multi-Site

این شکل از دورکاری به معنای این است که کارمند به جای آنکه به محل کار خود برود، کارها را در سایت یا موقعیت مکانی دیگری از محل کار انجام بدهد مانند محل کار مجازی و یا خانه. اگر چه به طور معمول، این محل کار ثانویه خانه است اما می‌تواند telecottage، تله سنتر (Telecenter) یا محل دیگری نیز باشد.

دورکاری خانگی یا Home Telework

این نوع کار از راه دور به معنای انجام کارهایی است که نیاز دارند در خانه به انجام آن ها پرداخته شود. این نوع دورکاری به طور کلی شامل کارهایی با مهارت کم است و توسط افرادی انجام می‌شود که به دلیل مراقبت از کودکان یا وابستگان باید در خانه حضور داشته باشند.

دورکاری فریلنسری

فریلنسر، برخلاف کارمند دورکار، برای یک مشتری یا مشتریان متفاوت کار می‌کند، در حالی که کارمند دورکار برای کارفرما یا کارفرمایان به انجام وظایف می‌پردازد.

دورکاری موبایلی

کار از راه دور با تلفن های همراه نوع دیگری از تکامل مشاغل می‌باشد که می‌تواند در زمینه های مختلفی مانند نمایندگان فروش، بازرسان یا مهندسین تعمیرات و نگهداری واجد شرایط کاربرد داشته باشد. فناوری های جدید، به ویژه توسعه تجهیزات قابل حمل مانند کامپیوترهای نوت بوک، تلفن همراه، دستگاه فکس قابل حمل، تحرک و انعطاف پذیری را به شکلی منحصر به فرد بهبود بخشیده‌اند و امکان افزایش عملکرد کار حرفه ای، فنی و مدیریتی را می‌توان داشت.

دورکاری Relocated Back-Office

چهار دسته‌ای که بیان شد شامل فعالیت هایی است که کارمندان می‌توانند جدا از محوطه کار انجام دهند. Relocated Back-Office دیگر شکلی از کار از راه دور می‌باشد که در سایت ها یا مراکز ریموتی انجام می‌شود. در بسیاری از شرکت های بزرگ شاهد رشد سریع این مراکز تخصصی در زمینه های مختلف از قبیل خدمات مشتریان، رزرو بلیت های هواپیمایی، بانکداری مجازی و تلفنی و سفارش پست هستیم. این مراکز به صورت جداگانه یا تحت کنترل مستقیم کارفرما کار می‌کنند. البته این نوع دورکاری با مشکلات مختلفی روبرو است از جمله: عدم سازگاری، مشکلات بهداشتی و ایمنی و همچنین مسائلی که مربوط به حقوق برابر بین افراد می‌باشد، مانند کارها و وظایفی که با هزینه بسیار کم توسط زنان انجام می‌شوند.

مزایای دورکاری

دورکاری با توجه به شرایطی که ایجاد خواهد کرد مزایا زیادی دارد که در ادامه به معرفی مزایای دورکاری می پردازیم:

استقلال و آزادی

به احتمال زیاد استقلال و آزادی داشتن آشکارترین مزیت دورکاری است. از این طریق، سازماندهی زمان بهتر می‌شود که به معنی لذت بردن از زندگی و به وجود آمدن فرصتی بی نظیر برای ایجاد تعادل بین زندگی حرفه‌ای و زندگی شخصی است. شما می‌توانید بدون صرف مدت زمان های طولانی در ترافیک برای رفتن به محل کار خود، روز کاری را در خانه آغاز کنید تا به روشی موثر به پیشرفت امور سرعت بخشید.

پس انداز هزینه های سفر

در شهرهای کوچک و بزرگ رسیدن به محل کار می‌تواند چندین ساعت از زمان شما را تلف کند. اگر ضروری نیست که به محل کار خود بروید و می‌توانید به صورت دورکاری کارها را انجام دهید پس این کار را انجام دهید. شما نه تنها در هزینه ها صرفه جویی می‌کنید بلکه در کمتر شدن میزان آلودگی و استرس نیز نقش بسزایی خواهید داشت چون حمل و نقل در کنار مزایای بسیار، آسیب های مخربی نیز به محیط زیست وارد می‌کند.

رفع مشکلات کنترل حضور و غیاب

مشکلاتی از قبیل ثبت ورود خروج، تاخیر و تعجیل که همیشه از چالش های شرکت ها می‌باشند. شرکت ها می‌توانند از طریق عملکرد افراد در شرایط دورکاری، ارزشیابی های لازم را انجام دهند و با انجام اقداماتی برنامه ریزی شده، بهره وری را به میزان مطلوبی افزایش دهند.

بهبود تصمیم گیری و ارزیابی افراد

دورکاری این امکان را در اختیار افراد می‌گذارد تا در صورت بروز اتفاقی غیر قابل پیش بینی بتوانند تصمیمی درست و متناسبی را اتخاذ کنند. برای مثال زمانی که شخص به بیماری دچار می‌شود، هنگام ارزیابی شرایط کاری خود سلامتی خود را نیز در نظر می‌گیرد تا کارها را به خوبی برنامه ریزی کند.

بهره وری می‌تواند افزایش یابد

داشتن ساختاری درست از دورکاری باعث افزایش روحیه فردی و سازمانی می‌شود که در نهایت موجب افزایش بهره وری و عملکرد شده و به تحقق اهداف کمک بسزایی می‌کند.

کاهش هزینه های زیر ساختی

هزینه های صرف شده در محل کار و سایر هزینه های مرتبط با کار روزانه مانند برق، آب، گاز و ... کاهش می‌یابند.

به وجود آمدن فرصت شغلی برای افراد ناتوان

این مزیت دورکاری که شایسته است مورد توجه قرار بگیرد، فرصتی را ایجاد می‌کند تا افرادی که برای ورود و خروج به محل کار مشکل دارند آن را فرصتی قلمداد کنند که در گذشته برایشان میسر نبوده است. در بسیاری از موارد، این افراد سهم بسزایی در شرکت خواهند داشت.

جذب استعدادهای بیشتر

دورکاری باعث می‌شود تا محل کار به طور کلی ارزش بیشتری پیدا کند و افراد به خوبی کار کنند و حتی کسانی که از شهر دور هستند نیز قادر به انجام کار باشند و به زمان یا مکان مشخص محدود نباشد.

اکنون که مزایای دورکاری را به صورت کامل بررسی کردیم به سراغ معایب آن خواهیم رفت.

معایب دورکاری

درست است که دورکاری فواید و مزایای زیادی را ایجاد کرده است اما این موضوع معایبی نیز دارد، که در ادامه به معایب دوکاری خواهیم پرداخت:

بعضی مواقع مدیریت زندگی شخصی و کاری دشوار خواهد بود

کنار هم قرار دادن کار و زندگی شخصی در زمان دورکاری می‌تواند جدایی آن‌ها را از یکدیگر دشوار کند. بنابراین، بهتر است یک مکان خاص را در خانه برای کار اختصاص دهید (مانند mini-office) تا در کار و زندگی مشکلی پیش نیاید.

ممکن است عملکرد فرد در شرایط دورکاری کاهش یابد

با توجه به ویژگی ها و خصوصیات شغلی شما، کنترل و نظارت بر کیفیت و کمیت کار می‌تواند در مواقعی دشوار باشد. به همین دلیل، بهره وری ممکن است در بازه های مختلف افزایش یا کاهش یابد.

دورکاری در مواردی موجب جدایی بین شرکت و فرد شود

در دورکاری ممکن است این حس به کارمند القاء شود که از تیم خارج شده باشد و به خوبی توسط دیگران در نظر گرفته نمی‌شود که در نهایت این مورد منجر به عملکرد کمتر و مشکلات بیشتر در جهت تحقق اهداف تجاری می شود. با این وجود روش های مناسبی برای مقابله با این مشکل وجود دارد.

کسانی که دورکاری می‌کنند متحمل هزینه هایی می‌شوند

از آنجایی که شرکت ها بخشی از هزینه ها را پس انداز می‌کنند - نه لزوماً همه - این هزینه ها در مقابل می‌توانند به سمت کارمند منتقل شوند. یعنی هزینه های برق، اینترنت، گرمایشی و ... که شرکت موظف به پرداخت آن ها است به عهده‌ی کارمند خواهد افتاد.

تجهیزات و فناوری های اولیه مورد نیاز برای دورکاری

به عنوان یک کارمند دورکار (Teleworker) شما به تجهیزات و فناوری هایی احتیاج خواهید داشت تا علاوه بر اثربخشی مناسب کارایی نیز به میزان مطلوبی بالا باشد. این ابزارها عبارتند از:

• کامپیوتر
• حساب ایمیل
• حساب سرویس ویدئو کنفرانس
• تلفن همراه هوشمند
• دستگاه فکس (اگر چه همیشه ضروری نیست)

با توجه به پیشرفت های آی تی به جرات می‌توان گفت تمامی مشاغل و کسب و کارها در هر زمینه ای به سادگی می‌توانند سیستم خود را به صورت آنلاین مدیریت کنند اما اصولا برای مدیریت مشاغل به صورت غیر حضوری و ریموتی چه چیزهایی را باید در اختیار داشت؟

مشتریان سرمایه های هر کسب و کاری هستند و پاسخگویی به تماس های آنها کلیدی‌ترین امر برای هر مجموعه و سازمان محسوب می‌شود بنابراین برای پاسخگویی به تماس های مشتریان باید بتوان به خطوط کاری سازمان دسترسی داشت. در سیستم های تلفنی جدید خطوط تلفنی به جای زوج سیم از طریق بستر IP ارائه می‌شود و همین امر امکان استفاده از اپلیکیشن های ویپ و سیستم های تلفنی مبتنی بر آی پی را فراهم می‌سازند.

بنابراین در صورتی که خطوط تلفنی سازمان از نوع IP و به صورت Sip Phone و یک تک خط 8 رقمی باشد و یا خط e1 با سرشماره های 5 رقمی، که امکان دریافت تعداد خطوط بیشتر و تماس های همزمان بالاتر را در اختیار می‌گذارند، باشد می‌توان از طریق راه‌اندازی یک مرکز تماس Open Source مانند ایزابل از مزایا و ویژگی های ویپ برخوردار شد.

ویژگی های این مرکز تلفنی به شرح زیر می‌باشند:

تعریف داخلی ها، Call Waiting (اعمال پشت خطی)، Call forward (انتقال تماس)، Fallow me (پیگیری تماس روی گروهی از داخلی ها)، Voice mail (صندوق صوتی)، Recording (ضبط مکالمه)، IVR (منشی دیجیتال)، Announcement (اعلان های دلخواه کاربری)، Conference (اتاق کنفرانس)، Time Condition (زمان بندی جهت پاسخگویی به تماس ها بر حسب ساعات کاری)، QUEUE (دسته بندی دپارتمان های مختلف و نوبت انتظار برای ارتباط با کارشناسان هر دپارتمان)، مسیریابی تماس‌های ورودی و خروجی، استفاده از فکس نرم افزاری، Issabel Meet (ویدئو کنفرانس)، چت سرور داخلی و بسیاری از امکانات دیگر.

خطوط آنالوگ و لزوم استفاده از گیت وی های FXO برای ورود به بستر ویپ

در صورتی که خطوط تلفنی یک سازمان یا مجموعه به صورت زوج سیم باشند برای تبدیل آن از ماهیت آنالوگ به ماهیت دیجیتال یا IP لازم است از گیت وی های FXO در کنار مرکز تلفنی open source استفاده کرد و یا از IP PBXهایی استفاده شود که تعداد پورت‌های FXO معادل با تعداد خطوط آنالوگ را دارا باشند.

IP PBX چیست و چه امکاناتی را در اختیارمان می‌گذارد؟

IPPBX ها یک مرکز تلفنی آماده به صورت یک دستگاه سخت افزاری است که سیستم عامل ویپ با تمامی امکانات بر روی آن نصب شده است و دارای پورت های مورد نیاز FXO برای اتصال خطوط آنالوگ شهری، پورت های FXS برای اتصال تلفن های آنالوگ معمولی و دستگاه های فکس استفاده می‌شود. از جمله این IP PBXها می‌توان به دو پارت نامبر SMG-200 و SMG-500 از محصولات التکس اشاره کرد.

لزوم استفاده از تلفن های IP بر روی بستر ویپ

اما در صورتی که مرکز تماس یک سازمان مبتنی بر آی پی باشد تلفن های مجموعه نیز باید به صورت IP یا IP Base باشند که IP-Phone نام دارند.

IP-Phone ها به دو صورت هستند: سخت افزاری و نرم افزاری یا سافت فون

تلفن نرم افزاری یا softphone چیست؟

تلفن نرم افزاری یا Soft Phone اپلیکیشن های قابل نصب بر روی انواع سیستم عامل های ویندوزی، مک، لینوکس، اندروید و iOS هستند و در شرایطی مفید است که کارکنان سازمان در مجموعه مستقر نبوده و بخواهند در هرجایی از طریق این اپلیکیشن ها تماس های خود را دریافت کنند و تماسهای خروجی آنها از طریق خطوط سازمان برقرار شود.

تلفن سخت افزاری یا HardPhone چیست و چرا باید به افراد مستقر در سازمان تلفن سخت افزاری اختصاص داده شود؟

برای کارکنان داخل مجموعه که همیشه در محل کار خود حضور دارند لازم است از تلفن سخت افزاری استفاده شود چون این تلفن ها به راحتی امکان transfer کردن تماس یا کنفرانس تلفنی را از طریق کلیدهای سخت افزاری خود تلفن در اختیار کاربر می‌گذارند و احتمال از دست رفتن تماس ها به دلیل فعال کردن فیلترشکن ها و یا وی پی ان توسط کاربر را ندارند و در انواع مدل های معمولی، پرسنلی، مدیریتی و منشی قابل انتخاب هستند.

موارد استفاده از تلفن نرم افزاری یا softphone

در صورتی که پرسنل سازمان خارج از مجموعه بوده و یا در شرایط دورکاری بخواهند از طریق این اپلیکیشن ها تماس های خود را دریافت کنند از چه روشهایی می‌توان استفاده کرد و چه چیزهایی مورد نیاز است:

برای فعال سازی داخلی ها از راه دور و یا ارتباط به شبکه داخلی سازمان چه چیزهایی مورد نیاز است؟

برای دسترسی به سیستم ویپ داخلی مجموعه نیاز به یک روتر میکروتیک و انجام تنظیمات وی پی ان بر روی این روتر داریم که به هر کاربر جهت اتصال به شبکه داخلی و دسترسی به سیستم ویپ، یک اکانت وی پی ان اختصاص دهیم بهتر است نوع اینترنتی که بر روی روتر انتقال داده می شود به صورت ADSL یا اینترنت رادیویی باشد و مودم امکان bridge شدن را در اختیار قرار دهد و روتر در لبه شبکه قرار گیرد. در این حالت هر کاربری به راحتی می تواند از طریق اینترنت با اکانت وی پی ان خود به شرکت متصل شده و تنظیمات داخلی خود را بر روی softphone انجام دهد و تماس های خود را از طریق آن دریافت کند.

مزایای استفاده از VPN برای دسترسی به شبکه داخلی

استفاده از وی پی ان امن ترین حالت به جای استفاده از IP Valide و فوروارد ترافیک های ویپ می باشد و کاربر از طریق اتصال وی پی ان می‌تواند به تمامی سیستم های مجموعه دسترسی داشته باشد و یا دسترسی محدودی به فعال سازی داخلی و دریافت تماس ها داشته باشد.

ارائه تلفن سخت افزاری به هرشخص برای فعالیت از راه دور به چه صورت امکانپذیر است؟

اما در حالتی که بتوان به هرکاربر یک روتر میکروتیک و یک تلفن سخت افزاری ارائه داد کاربر می‌تواند از طریق اتصال اینترنت به روتر و تنظیمات لازم بر روی آن به شبکه سازمان متصل شده و داخلی خود را بر روی تلفن سخت افزاری فعال نماید و تماس‌های ورودی و خروجی را از طریق تلفن سخت افزاری دریافت کند و از طریق لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی نیز به کل شبکه سازمان دسترسی داشته باشد.

ارسال و دریافت فایلهای سازمانی به چه صورت است؟

برای ارسال و دریافت فایل های کاری می‌توان از mail serverهای سازمانی و یا mail serverهای یاهو یا گوگل و یا از پیام رسان های تلگرام و واتس آپ استفاده کرد.

برای برگزاری جلسات آنلاین از چه راهکاری استفاده کنیم؟

در صورت نیاز به برگزاری جلسات می‌توان از نرم افزارهایی که امکان ارتباط صوتی و تصویری یا ویدوئو کنفرانس را در اختیار می‌گذارند استفاده کرد برای این منظور می‌توانید از سرویس رایگان netyab استفاده کنید.

وب کنفرانس نت یاب علاوه بر امکان ویدئو کنفرانس و به اشتراک گذاری صدا و تصویر، یک وبینار یا سمینار تحت وب آنلاین با تمامی امکانات مورد نیاز برای برگزاری کلاس های آموزشی آنلاین است و بهترین راهکار برای ارائه خدمات آموزشی از راه دور برای مدارس و موسسات آموزشی و دانشگاه ها می باشد. امکاناتی که با وبینار آنلاین در اختیار دارید عبارتند از:

• وب کنفرانس
• ضبط کامل کلاس
• ایجاد نظرسنجی
• اجازه برای پرسش
• تخته وایت برد
• گفتگوی عمومی و خصوص
• اشتراک فایل و صفحه نمایش

برای مطالعه هریک از امکانات وبینار می‌توانید از این لینک استفاده کنید.

برای به اشتراک گذاری فایل های از چه روشی استفاده کنیم؟

برای به اشتراک گذاری و ذخیره فایل ها می‌توانید از سرویس های رایگان گوگل مانند Google Drive استفاده کنید. و یا از سایر خدمات رایگان گوگل از جمله google docs، google sheets، calendar، chat، meet، contact استفاده کنید.

برای راه اندازی فضای File sharing اختصاصی چه راه حلی پیشنهاد می‌شود؟

در صورت تمایل به داشتن یک فضای share اختصاصی می‌توانید FreeNas را بر روی شبکه سازمان راه اندازی کرده و سطح دسترسی های دلخواه برای افراد مختلف سازمان ایجاد نمایید. 

در نهایت امیدواریم با مطالعه این مقاله به رویکردی مفیدی در زمینه پیش نیازهای لازم برای راه اندازی یک سیستم دورکاری و نحوه مدیریت و نظارت بر فعالیت افراد به صورت دورکار دست یافته باشید.